A tendência a concentrar atividades é comum a muitos empreendedores que, em busca de um maior controle do negócio, têm dificuldade de delegar tarefas. O grande problema desse tipo de concentração é que o excesso de responsabilidades pode fazer com que o gestor não consiga atentar a todos os detalhes pertinentes ao seu gerenciamento.
Uma tendência que vem ganhando força no meio empresarial é o orçamento descentralizado. A estratégia permite que a empresa ajuste o budget (orçamento) às necessidades de cada área, descentralizando as responsabilidades, promovendo o engajamento dos funcionários e fornecendo métricas mais precisas relacionadas ao setor financeiro.
Dessa forma, um processo que, antes, era feito por um pequeno grupo de pessoas, como a diretoria ou a presidência, passa a expandir-se para outros níveis, aumentando o engajamento de toda a equipe para definir as metas e o orçamento.
Quer saber mais sobre o tema? Na sequência, entenda, de uma vez por todas, como realizar um orçamento descentralizado. Ficou curioso? Então continue acompanhando!
O que você vai encontrar neste artigo:
Como implementar o orçamento descentralizado?
Agora que você já entende o que é o orçamento descentralizado, é preciso orquestrar alguns pontos para que ele possa ser implementado adequadamente. O primeiro ponto é o de reestruturação da cultura da empresa — do seu modo concentrado e tradicional ao modelo descentralizado.
Trata-se de uma maneira diferente de pensar e, consequentemente, exige que todos os colaboradores estejam cientes dos novos métodos que serão implementados. O foco da descentralização é, antes de mais nada, proporcionar uma maior autonomia para que cada setor possa gerir seu próprio orçamento.
Para colocar em prática a descentralização do orçamento, é imprescindível que cada gestor responsável pelos centros de custos analise minuciosamente os objetivos do negócio, os custos envolvidos, as despesas fixas, entre outros fatores.
Desse modo, as tomadas de decisões deixarão de ser responsabilidade apenas do diretor ou da diretoria (gerente ou similar) e passarão a ser também dos responsáveis por cada centro de custo. Esses responsáveis deverão, junto a suas equipes, gerenciar o orçamento que a eles for incumbido e realizar a prestação de contas.
Como a tecnologia pode ajudar?
Para promover essa transição entre o modelo centralizado e o descentralizado, é de grande valia contar não apenas com profissionais especialistas, como também com tecnologia que facilite a gestão de custos da empresa.
Existem, por exemplo, softwares com gestão em nuvem que permitem a realização de planejamentos por prazos de até cinco anos, além de proporcionarem maior segurança para as informações e dados importantes.
Um software de gestão orçamentária pode projetar cenários, acompanhar relatórios, apresentar dados em gráficos e indicadores de desempenho e organizar tudo isso de maneira esquematizada e com compreensão facilitada.
Quais são as vantagens do orçamento descentralizado?
Antes de mais nada, é preciso ressaltar que, para realizarem um orçamento descentralizado, os sócios e gestores devem conceder mais autonomia aos seus subordinados e, com isso, focar suas energias em monitorar a evolução de cada setor.
A descentralização orçamentária proporciona muitas vantagens para uma companhia, tais como algumas que citamos ao longo do artigo (mais engajamento, dados mais precisos, entre outras). A seguir, entenda melhor quais são as vantagens atribuídas ao adotar o orçamento colaborativo :
Maior engajamento entre funcionários
Com o orçamento dividido por setores, os gestores de cada área poderão desenvolver uma administração mais equilibrada e cuidadosa, haja vista que terão definidos os tetos de gastos para cada setor.
Dessa maneira, nenhum departamento comprometerá mais do que o que lhe for competido e o planejamento de futuros projetos se tornará mais simples. Além disso, os colaboradores se sentirão mais integrados à organização, uma vez que suas ações estarão diretamente envolvidas com o controle orçamentário.
Melhorias no controle orçamentário e na tomada de decisões
Com o controle orçamentário horizontalizado, as finanças da empresa ficam muito mais bem estruturadas. Por meio do software de controle orçamentário, as finanças ficam organizadas, transparentes e fornecem relatórios precisos sobre a situação financeira do negócio.
Desse modo, a tomada de decisões se torna mais adequada, o planejamento (em curto, médio ou longo prazo) apresenta taxas de sucesso maiores e, consequentemente, a prosperidade se torna global. Ademais, definir os focos que exigem mais investimentos se torna uma tarefa muito mais fácil, e os esforços dos colaboradores são canalizados de forma produtiva.
Isso porque, por meio do orçamento descentralizado, o gestor terá acesso a relatórios detalhados da situação financeira da empresa e poderá determinar a viabilidade de investimentos operacionais, dos preços de venda, da necessidade de se contratar novos colaboradores ou de demitir antigos; definir se é melhor ampliar ou reduzir os canais de venda; verificar a efetividade do plano de publicidade, entre outros.
Otimização dos processos internos
O controle financeiro é imprescindível para que a empresa mantenha um fluxo saudável e operações internas fluidas. Afinal, sem um bom capital de giro ou com as contas no negativo, torna-se impossível manter qualquer negócio aberto.
Logo, um software de controle orçamentário surge como uma ferramenta essencial para que o planejamento e o controle de gastos sejam articulados de modo que se possa ter um controle pleno sobre a situação financeira de todos os setores da empresa. No modelo descentralizado, essa tarefa se torna viável e a monitoração da movimentação financeira pode ser feita por todos os responsáveis pelos setores e por seu respectivo orçamento descentralizado.
Diferentemente do modelo tradicional (ou centralizado), em que o gestor teria que estar sempre preocupado com cada movimentação financeira da empresa, sem dados organizados sobre os gastos de cada setor, no orçamento descentralizado, tudo é detalhadamente documentado em relatórios separados.
O resultado não poderia ser melhor: os colaboradores ficam empenhados em suas funções com autonomia para a tomada de decisões e sentem-se atuantes e engajados com os resultados, o que aumenta a cultura de colaboração e o alinhamento interno e, consequentemente, promove melhorias para toda a organização.
E então, entendeu, de uma vez por todas, como realizar um orçamento colaborativo da maneira correta? Quer ainda saber mais sobre o orçamento descentralizado e sobre nosso software de controle orçamentário? Entre em contato com a nossa equipe agora mesmo!