A gestão financeira de uma empresa deve ser feita de forma muito cautelosa e com bastante seriedade. Os dados retirados, tanto de real time quanto do banco de dados, devem ser precisos, para que não haja erros na hora da tomada de decisão, pois falhas podem lesar o seu negócio. Logo, o investimento na automação financeira dentro das empresas passa a ser um ponto bastante relevante, já que os números de erros podem diminuir e a otimização no tempo de tomada decisão também.
Com a automação financeira você pode acabar com os serviços manuais que demandam uma boa parte do tempo de seus funcionários e oferecem muitas oportunidades para erros, que acabam expondo sua empresa ao risco.
Como sabemos, a automação está ligada diretamente à criação de processos automáticos, esses, geram uma possibilidade maior de coletar dados, relatórios e gerir diferentes ambientes de uma empresa de maneira mais precisa. Logo, usar a tecnologia no setor financeiro, acaba também sendo benéfica.
O objetivo do nosso post é esclarecer o que é a automação financeira, explicar como ela ajuda a otimizar o trabalho dentro de uma empresa e também citar suas principais vantagens. Tem interesse pelo assunto? Então siga com a gente até o final!
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é automação financeira?
Um setor que desempenha uma função bastante importante dentro de uma empresa é o setor financeiro. Todos os outros departamentos acabam sendo dependentes dele para que consigam realizar suas tarefas. Se essa gestão financeira não for feita da maneira mais eficiente possível, a empresa acaba diminuindo sua produtividade, aumentando seus custos, perdendo mercado e, assim, perecendo.
A automação financeira de uma empresa é quando ela acaba substituindo as atividades humanas por atividades computadorizadas, fazendo a integração de diferentes sistemas.
Essa é uma atividade que tem como consequência a melhoria de produção, sendo realizada com maior eficiência uma otimização do tempo, tanto na tomada de decisão quanto no tempo de produção, pois você acaba tendo um melhor aproveitamento do tempo de trabalho da sua empresa, gerando menos custos.
Hoje, modernizar a estrutura de gestão financeira de uma empresa, é essencial para quem deseja ter um bom desenvolvimento de seu negócio.
Agora como pode ser feita essa automação e como ela pode ajudar a otimizar o trabalho dentro de uma empresa?
Mapeando processos
O mapeamento dos processos de sua empresa é um ponto muito importante, pois só assim você conseguirá conhecer todas as atividades que acontecem dentro dela.
Com isso, além de conseguir enxergar onde pode automatizar processos, você conseguirá identificar onde existem problemas financeiros de forma mais rápida, otimizando o tempo na hora da tomada de decisão, podendo mensurar os trabalhos manuais para futuras comparações com os processos automatizados.
Utilizando software para controle financeiro
A utilização de um software de gestão pode te auxiliar de diversas formas: emissão e pagamento de boletos; emissão de relatórios; acompanhamentos de estoque ou processos; controle maior de transações financeiras; etc.
Um software pode também ajudar no controle de fluxo de caixa, pois ele possibilita o acompanhamento das vendas, lucros, despesas entre outros serviços. O risco de perder prazos é praticamente nulo, visto que os softwares emitem alertas sempre que um compromisso está próximo.
Sendo assim, todo aquele tempo gasto por seus colaboradores, acabará, e esses processos se tornarão mais ágeis, eficientes e seguros.
Transformando operações físicas em eletrônicas
Documentos físicos devem ser mantidos apenas se forem extremamente importantes e exclusivos, a transformação deles em documentos digitais é essencial. Fazendo essa migração, você terá maior segurança, privacidade em relação aos arquivos e ainda terá uma gestão mais eficiente.
Quais são as vantagens de se aplicar a automação financeira?
1. Maior controle sobre a rotina financeira
A automação financeira permite um maior controle sobre as atividades realizadas dentro da área, sendo:
Contas: um sistema de gestão automatizado ajuda no acompanhamento, tanto de pagamento quanto de recebimento de obrigações ou tarefas que precisam ser cumpridas. Assim, a empresa poderá ter uma melhor ideia e valores mais precisos de quais custos deverão ser cobertos por ela.
Conciliação: a automação financeira mantém todos os débitos e créditos alinhados com os sistemas da empresa.
Controle de orçamento: o orçamento de uma empresa é feito com base no capital disponível, sendo assim, a automação permite que haja um controle maior sobre os custos, se eles estão abaixo ou acima dos limites estabelecidos.
Fluxo de caixa: essa atividade permite identificar as movimentações do caixa da empresa, por meio do controle de entrada e saída das verbas.
2. Redução de processos manuais
Quando investimos em um sistema de automação, grande parte dos processos deixa de ser manual. Os processos passam a ser realizados por ferramentas, softwares ou robôs com o menor número de intervenções humanas possíveis, consequentemente temos a redução dos processos manuais.
Com isso, temos a redução de custos operacionais, pois temos uma execução de tarefa mais ágil e com maior produtividade.
3. Redução de erros
Uma grande vantagem da automação, não sendo exclusiva somente da automação financeira, é a redução do índice de erros durante o processo.
Isso é uma consequência pelo fato de que todas as tarefas agora passam a ser realizadas de formas automáticas, o que faz com que o número de erros ou fraudes seja menor.
Com a redução de erro de uma determinada tarefa ou de várias, temos uma alocação da mão de obra para um setor que realmente precisa, sendo assim, temos um melhor aproveitamento de tempo, de recursos, tendo maior produtividade e eficiência.
A automação do seu setor acaba sendo mais benéfica, pois o setor financeiro tem alguns agravantes, que são: multas, juros, penalidades. Sendo assim, essas falhas também tendem a acabar com o tempo.
4. Agilidade nos processos
Como já falamos, os processos agora passam de manuais para automáticos, logo, as máquinas conseguem fazer inúmeros processos repetidamente, sem que haja distração ou interrupção, assim como acontece com os humanos, e como são pré-programadas, acabam realizando as atividades de forma mais rápida e com maior precisão.
5. Maior accountability
Ao automatizar um processo, você acaba criando um proprietário para cada etapa do fluxo de trabalho. As funções de inserção de dados, inicialização, aceitação ou declínio, estão ligadas diretamente a um funcionário, que pode ser o responsável ou então quem realizou.
Logo, os processos acabam sendo mais transparentes, pois todos os funcionários sabem quem executou cada tarefa do processo. Todo o processo pode ser visto pelos funcionários em um sistema de accountability.
A automação financeira de uma empresa é um processo bastante importante, pois ele gera diversos benefícios, inclusive na parte de gestão, produtividade e otimização de processos. As dicas dadas servem para que você possa começar a aplicar as observações dentro de sua empresa, para saber se está na hora dessa inclusão ou não. Mas é válido lembrar que uma vez automatizada, sua empresa será outra, e com certeza, muito melhor.
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