O Software as a Service (SaaS) é um modelo de distribuição que permite aos usuários utilizarem seus serviços pela internet, sem que eles precisem ser instalados em nenhum computador. Netflix, Dropbox e Spotify são exemplos do avanço da tecnologia que permite acessar e utilizar um sistema onde estiver sem precisar comprar a licença de uso.
Tendo isso em vista, a versão do SaaS SaaS para planejamento e controle orçamentário não é diferente e reúne em uma mesma ferramenta várias funcionalidades essenciais para um departamento financeiro, permitindo que projeções, simulações de cenários, indicadores e outros elementos possam ser acessados de forma ágil e integrada no mesmo software.
Neste post, você vai descobrir como o sistema funciona e quais as vantagens de utilizar um software de gestão em nuvem na sua empresa. Acompanhe!
O que você vai encontrar neste artigo:
Como funciona o SaaS para planejamento e controle orçamentário?
Diferentemente das empresas que armazenam seus arquivos em servidores internos e compartilham dados em uma rede local, necessitando de uma boa estrutura de TI para manter toda essa engrenagem, o SaaS realiza essa tarefa como um serviço, por meio de cloud computing.
Isso significa que todas as informações e arquivos da organização são salvos em servidores externos, espalhados pelo mundo. A tecnologia em nuvem é uma grande aliada para a segurança de dados.
Apesar de haver certa desconfiança, o armazenamento na nuvem e a tecnologia via SaaS proporcionam muito mais segurança que servidores internos. Afinal, quando os dados são armazenados na nuvem, são criptografados e divididos em partes, distribuídas por servidores externos, o que dificulta a ação de hackers.
Mesmo que houvesse uma invasão e algum dado fosse localizado, seria necessário decodificar e juntar todas as partes em uma só novamente. Da mesma forma, ainda que o computador seja infectado por vírus, as informações continuam seguras na nuvem e o gestor pode acessá-las sem risco de perda.
Inclusive, as atualizações são frequentes e automáticas e a empresa não precisa se preocupar com a modernização do sistema.
Quais as vantagens do SaaS para planejamento e controle orçamentário?
Além da mobilidade e segurança que tal tecnologia proporciona, o sistema em nuvem é muito mais barato para a empresa, já que não há gastos com infraestrutura, manutenção e custos com licença, além do espaço que é infinitamente maior para o armazenamento de dados. Além desses, há muitos outros benefícios. Veja a seguir:
- agilidade na resolução de problemas: o suporte técnico pela internet é mais rápido e eficaz;
- atualização tecnológica: qualquer alteração do programa logo fica disponível;
- flexibilidade: acesso à sua conta em qualquer lugar;
- compatibilidade: basta uma conexão à internet para acessar;
- segurança: os dados armazenados em nuvem são criptografados, dificultando a ação de hackers;
- menor investimento: não há pagamento de licença de uso, manutenção e atualização do sistema, e o usuário paga apenas pela assinatura conforme o serviço utilizado;
- partilha: permite o compartilhamento com sócios, controllers e outros parceiros;
- facilidade: especialistas ficam responsáveis pelo desenvolvimento da ferramenta enquanto você se dedica às questões estratégicas para o seu negócio.
Qual a importância do controle orçamentário?
Toda e qualquer ação em uma empresa se resume a aumentar a receita, reduzir custos e riscos. Ou seja, tudo gira em torno do Retorno Sobre o Investimento (ROI), exigindo um controle orçamentário rigoroso para atingir os objetivos propostos.
Quando uma empresa tem um sistema de controle orçamentário eficaz, todas as finanças são minuciosamente previstas e detalhadas, e seus gestores analisam constantemente o orçamento estabelecido, obrigando-os a pensar no futuro do negócio.
A finalidade do orçamento é auxiliar nas tarefas de controle e planejamento, formalizando e sistematizando elas. Sendo assim, desempenha quatro funções básicas:
- planejamento;
- coordenação e comunicação;
- monitoramento do progresso (controle);
- avaliação do desempenho.
O controle orçamentário trabalha com previsões nas quais a gestão elabora um detalhamento de todas as despesas, custos e receitas previstas para um determinado período e, com base nesses dados, são extraídas estimativas orçamentárias bem definidas, baseadas em critérios muito bem estabelecidos pela gestão.
As organizações que conhecem as melhores técnicas e estratégias de gestão, incluindo o controle orçamentário, são as que se destacam no mercado.
Como funciona o SaaS para controle orçamentário?
Os benefícios da tecnologia na nuvem são tantos que muitas empresas preferem desenvolver o orçamento empresarial em software de gestão, já que tem funcionalidades específicas em controladoria para tornar o processo muito mais seguro e eficiente, representando um excelente custo-benefício para as companhias de diversos segmentos.
Com uma solução de gestão orçamentária, os processos gerenciais são executados com mais agilidade, reduzindo a quantidade de horas trabalhadas e, consequentemente, a necessidade de mão de obra para retrabalho. O uso de planilhas tem se mostrado uma alternativa bastante trabalhosa, e o orçamento feito hoje pode não ser mais adequado nem mesmo para a revisão orçamentária do meio do ano.
Imagine realizar o controle orçamentário por meio de planilhas em uma empresa na qual um controller movimenta cerca de 20 delas para realizar a projeção orçamentária da instituição.
Sempre que precisar de alguma informação, o controller vai tem que abrir planilha por planilha para verificar se os gestores alimentaram as células corretamente, conferir se as fórmulas estão funcionando e torcer para que o sistema não apresente nenhum “bug”, comprometendo todo o processo.
Além de exigir uma equipe numerosa para dar conta de tantas planilhas e evitar que algo saia errado, é mais difícil consolidar os resultados de tantos documentos em um único demonstrativo.
E, sempre que alguém faz algum questionamento em uma reunião sobre algum dado que não consta no relatório apresentado, é necessário abrir todos os documentos, o que toma muito tempo. Isso não ocorre com os relatórios automatizados.
Os recursos oferecidos por um Software as a Service permitem realizar relatórios customizáveis, com filtros que selecionam unidades, centros de custos e dados específicos, em poucos segundos, além de poder explorar os dados para utilizá-los em outros formatos de documentos.
Também é possível ordenar do mais recente para o mais antigo, assim como escolher quantos demonstrativos o gestor quer visualizar por página e arquivar ou desarquivar relatórios antigos, e ainda definir quem está autorizado a acessar cada relatório e ter toda a movimentação registrada no sistema.
Além disso, o usuário pode acessar as informações em qualquer lugar, dispondo inclusive de versões em aplicativo para acessar pelo celular.
Chegamos ao final deste artigo e você descobriu como um SaaS para planejamento e controle orçamentário pode ajudar sua empresa a otimizar o controle orçamentário. Agora, entre em contato conosco para deixar de perder tempo e dinheiro ao realizar tarefas que podem ser facilmente executadas por um sistema de gestão em nuvem!